Problēmas, ar kurām jāsaskaras
Katru gadu Eiropas Savienības Ministru padome oficiāli izraugās Eiropas kultūras galvaspilsētas, un līdz šim titulu ir saņēmušas vairāk nekā 60 pilsētas. GO! 2025. gads Institūts ir izveidots, lai īstenotu pasākumus, kas saistīti ar iniciatīvu “Eiropas kultūras galvaspilsēta”. Darbībām un ierakstiem, ko tas rada, ir būtiska reģionāla, valsts un starptautiska nozīme. Tomēr, ņemot vērā projekta īso ilgumu, gan GO! 2025 Institūtam un publisko arhivēšanas pakalpojumu sniedzējam, Nova Goricas provinces arhīvam, ir ierobežots laiks, lai nodrošinātu pienācīgu arhivēšanu. Tas ietver ierakstu pārvaldības pārraudzību, dokumentu novērtēšanu un projektā izveidoto materiālu saglabāšanu. Viens no galvenajiem izaicinājumiem bija tas, ka projektā iesaistītajiem darbiniekiem nebija iepriekšējas pieredzes arhīvu dokumentu saglabāšanā, juridisko pienākumu pildīšanā vai sadarbībā ar publiskiem arhīvu pakalpojumu sniedzējiem. Turklāt, ņemot vērā projekta aktivitāšu intensitāti un to īso termiņu, darbiniekiem nebija iespējas piedalīties papildu apmācībā par arhīva ierakstu aizsardzību. Projekta sākumā viņi arī nezināja par ģenerēto ierakstu apjomu un veidiem. Galvenie jautājumi bija par to, kā iegūt informāciju, kas ir svarīga ierakstu novērtēšanai, un kā uzlabot ierakstu pārvaldības praksi ierakstu izveides laikā, lai sasniegtu ilgtermiņa pieejamības mērķi.
Inovatīvi risinājumi
Nova Goricas provinces arhīvs sadarbībā ar Slovēnijas Republikas arhīvu (ARS) un ar EK e-arhivēšanas iniciatīvas atbalstu ir izstrādājis pieeju tādu pakalpojumu izstrādei un īstenošanai, kuru pamatā ir integrētas arhivēšanas (AbD) skenēšanas koncepcija un pamatnostādnes. Tas varētu kalpot par paraugu nākamajām Eiropas kultūras galvaspilsētām. E-arhivēšanas atsauces arhitektūra tika izmantota, lai ilustrētu metodiku gan arhīviem, gan datu radītājiem, jo īpaši izmantojot ar AbD saistītus skatus. AbD Scan metodes īstenošanā bija iesaistīts īpašs AbD Scan koordinators uzņēmumā GO! 2025. gads, arhivāri, Nova Gorica provinces arhīva direktors, Slovēnijas Republikas arhīva arhīva darbinieks un EK e-arhivēšanas iniciatīvas padomnieki. Īsas intervijas tika veiktas ar galveno GO! 2025. gada darbinieki un viņu informācijas pakalpojumu sniedzējs, lai apkopotu darbības ieskatus. Pamatojoties uz šo informāciju, Nova Goricas provinces arhīvs sagatavoja ieteikumus un īstenošanas pamatnostādnes, lai nodrošinātu, ka informācija joprojām ir atrodama, pieejama, lasāma, interpretējama, uzticama un nākotnes prasībām atbilstoša.
Sasniegtie ieguvumi
- Lielāka informētība par reģistru pārvaldību un arhīvu saglabāšanu: Kā jaunizveidots institūts, kas galvenokārt koncentrējas uz īstenošanas darbībām, GO! 2025. gadā tika atzīta nepieciešamība organizēt reģistru pārvaldību. AbD Scan metodei šajā procesā bija izšķiroša nozīme.
- Ilgtermiņa pieejamība un iekļautība: Iniciatīva “Eiropas kultūras galvaspilsēta” izceļ tematus, kas veidojuši reģionus abās valsts robežas pusēs starp Itāliju un Slovēniju. Tiem ir plašāka starptautiska nozīme, piemēram, karš un miers, kultūras pārrobežu pāreja (no kultūras bagātību kontrabandas līdz modernām bēgļu kustībām) un ilgtspēja. Īstenojot ieteikumus un pasākumus, ir uzlabota informācijas pieejamība ne tikai vienas valsts iedzīvotājiem, bet arī abām valstīm. AbD pieeja nodrošināja, ka tika veikti atbilstoši pasākumi, lai garantētu, ka šī informācija joprojām ir ilgtspējīgi pieejama.
- Institucionālās iespējas un starpdisciplinārā sadarbība: Sadarbība starp reģionālajiem un nacionālajiem publiskajiem arhīviem un GO! 2025. gads ir atbalstījis kultūras iestāžu digitālo pārveidi. Tas kalpo par paraugu efektīvai dokumentu pārvaldības plānošanai, nodrošinot arhīvu dokumentu un līdz ar to arī kultūras mantojuma saglabāšanu, jau no paša sākuma aktīvi iesaistot dažādus profesionāļus.
- Zināšanu apmaiņa un darbību saskaņošana Eiropas līmenī: 2025. gada Eiropas kultūras galvaspilsētas Nova Goricas (Gorizia) kultūras mantojuma saglabāšana veicina plašāku Eiropas kultūras ainavu. Tā kā nosaukums ir kopīgs divām pilsētām dažādās valstīs, iniciatīva veicina starptautisko sadarbību un zināšanu apmaiņu, lai nodrošinātu ierakstu pienācīgu saglabāšanu. Šī pieeja ir gan praktisks, gan profesionāls risinājums citām īstermiņa projektu organizācijām.
Veiksmes paraugs
GO! 2025. gada pieeja, kas vērsta uz tādu pakalpojumu izstrādi un īstenošanu, kuru pamatā ir koncepcija “arhivēšana dizainā” un pamatnostādnes, varētu kalpot par paraugu turpmākajām Eiropas kultūras galvaspilsētām. Lai gan īstenošana dažādās Eiropas valstīs var atšķirties, ilgtermiņa saglabāšanas un pieejamības plānošana jau no paša sākuma var radīt vērtīgu precedentu līdzīgiem nākotnes projektiem.